Entre 1995 et 1998, sous l’impulsion de son président M. Poncelet, le Sénat développe son informatique en réseau. A l’époque, l’une des problématiques rencontrées vient de l’administration de l’agenda du Président, qui concerne directement une quarantaine de personnes. Istri, représentant français d’éditeurs de logiciels de pointe dans les domaines de l’organisation et de l’accès à l’information, remporte via son intégrateur Isysoft, l’appel d’offre de l’institution. Fin 1998, le Sénat s’équipe ainsi de COMMENCE, une solution logicielle complète et évolutive de gestion d’applications collaboratives. Les larges fonctionnalités de ce produit sont peu à peu dévolues à d’autres services du Sénat. Ainsi en juillet 2002, la Questure intègre ce logiciel pour la gestion des salles de réceptions, soumise à une organisation complexe.

Les rendez-vous et déplacements du Président du Sénat, concernent pas moins de 40 personnes - chef de cabinet, secrétaires particulières, chauffeurs, agents de sécurité et intendants. L’agenda nécessite une gestion collaborative permettant une interaction forte entre les différentes personnes concernées. Longtemps géré sur support papier, l’emploi du temps du Président était alors dupliqué et distribué chaque jour aux différents services. Une perte de temps, qui, à l’heure de l’informatisation en réseau rendaient ce procédé obsolète. Pour palier ce problème, le Sénat s’interroge en 1998 sur la mise en place d’un outil de gestion informatisé. Au terme d’un appel d’offre, le Sénat retient Commence, distribué et adapté au marché français par la société Istri..

« Nous souhaitions trouver une solution facile d’utilisation et suffisamment technique pour permettre différents niveaux de délégation. Le périmètre initial était étroit puisqu’il concernait uniquement l’agenda du Président. Certains éditeurs nous ont proposé des solutions beaucoup trop complexes par rapport à nos besoins, en oubliant que le Sénat, malgré le prestige de l’institution, n’était qu’une simple PME. Lorsque l’intégrateur Isysoft nous a proposé Commence nous avons été immédiatement séduit par cet outil ainsi que par le sérieux et le professionnalisme de leurs équipes. », précise Maurice-Pierre Planel, administrateur.

« Désormais tous les agents responsables du bon déroulement des obligations du président - chauffeurs, intendants, agents de sécurité - sont prévenus automatiquement de leurs tâches pour la journée, la semaine ou le mois. Ils peuvent ainsi anticiper leurs actions, pour une plus grande efficacité. », note Pierre Alleaune, chef de cabinet.

Le chef de cabinet, Pierre Alleaune, chargé, entre autre, de la tenue de l’agenda, ainsi que les secrétaires particulières du Président, sont les seuls admis à le remplir ou le modifier. Les autres services peuvent à tout moment visualiser cet emploi du temps mais ne peuvent interagir dessus.Offrant la même souplesse d’utilisation que le support papier, intuitif et facilement paramétrable, le logiciel d’administration COMMENCE a immédiatement séduit l’ensemble des personnes concernées par l’agenda du Président.

Christine Pierrangelo, responsable de la Questure, commente le procédé de réservation des salles " La procédure de réservation est longue et répétitive. Les demandeurs de salles prennent une option téléphonique auprès du service du secrétariat général de la Questure. Puis cette demande est inscrite sur un planning avec une visibilité à 24 mois. Il faut ensuite une confirmation écrite du parrainage d’un sénateur ce qui déclenche l’ouverture d’un dossier soumis à l’approbation du secrétaire général de la Questure. Une fois cette étape franchie, reste encore à confirmer la salle et établir une fiche technique comportant toutes les options désirées pour la réception (traiteur, service de sécurité, audiovisuel, traduction, etc.). Enfin il faut délivrer une facture et l’imputer au Sénateur parrainant la manifestation. Avant COMMENCE, toutes ces étapes étaient validées manuellement ! »

Début 2002, la Questure du Sénat, chargée de la réservation, de l’intendance, de l’aménagement et de la logistique des cinq salles de réceptions du Sénat, s’interroge sur la mise en place d’un outil informatique de planification. Les logiciels évalués à l’époque bouleversaient les processus de travail pourtant inamovibles.

Finalement, la Questure retient COMMENCE, seule solution capable, sans modifier la procédure, de la simplifier en l’automatisant. En juillet 2002, le logiciel est configuré pour prendre de bout en bout, la gestion et la facturation des salles. Une planification complexe, puisque 1000 manifestations ont lieu chaque année au Sénat. Il peut parfois y avoir jusqu’à 7 manifestations par jour !

« La gestion des salles du Sénat, répond à une procédure complexe. Nous souhaitions un outil suffisamment souple pour s’y adapter. Nous ajoutons sans cesse de nouvelles fonctionnalités propres à l’organisation du Sénat. Ainsi, nous avons un logiciel entièrement personnalisé et répondant parfaitement à nos attentes », se réjouit Christine Pierrangelo.